Menjumlahkan Angka Yang Berformat Teks

Jika anda menemukan data dengan angka yang berformat teks, tentunya ada tidak dapat menjumlahkan atau mengolah angka-angka tersebut untuk dijumlahkan, di-sumif, ataupun dengan rumus lainnya karena formatnya yang masih berupa teks. Berikut gambaran perbedaan format number dan format teks:

Jika Anda perhatikan di Formula Bar pada B1, formatnya adalah format number. Dengan format number ini anda dapat mengolah angka tersebut. Sedang pada A1, formatnya adalah format teks karena terdapat karakter koma dan titik. Angka dengan format seperti ini tidak dapat anda olah. Untuk dapat mengolah angka tersebut, anda harus menghilangkan karakter koma dan titik tersebut. Namun hati-hati, jika anda salah langkah dalam menghapus koma dan titik tersebut, maka hasilnya akan berbeda dengan angka awalnya. Berikut langkah-langkahnya:

• 1. Cek regional setting anda di control panel. Jika regional setting anda Indonesia, maka karakter pemisah ribuan adalah "." (titik) dan karakter pemisah desimal adalah "," (koma). Sedang jika regional setting anda adalah English (United States), maka karakter pemisah ribuan adalah "," (koma) dan karakter pemisah desimal adalah "." (titik).
• 2. Blok A1:A17 lalu pilih Edit > Replace (Ctrl + H). Karena komputer saya regional settingnya adalah Indonesia, maka ketik pada kolom Find what: dengan "," (koma) dan kosongkan pada kolom Replace with: lalu klik Replace All. Anda dapat melihat bahwa karakter "," (koma) sudah hilang. Jangan tekan tombol Close dulu.

• 3. Masih di kotak dialog Find and Replace, sekarang ganti pada kolom Find what: dengan "." (titik) dan pada kolom Replace with: dengan "," (koma), lalu tekan tombol Replace All.

Dengan begitu, anda sudah bisa mengolah angka tersebut untuk dijumlahkan atau yang lainnya.

Catatan: Jika regional setting anda adalah English (United States), maka ada cukup mengganti karakter koma dengan titik, dan titik dengan koma sesuai dengan urutan langkah-langkah di atas.

Read More

Memisahkan Nama Depan dan Nama Belakang

Jika Anda bekerja dengan banyak data yang menggunakan nama orang, suatu saat Anda mungkin ingin memisahkan nama-nama tersebut menjadi dua bagian, yaitu nama dengan dan nama belakang. Dengan menggunkan rumus ini, pekerjaan tersebut sangat mudah dilakukan:

Pada kolom A terdapat nama lengkap, dan pada kolom B anda ingin mengambil nama depannya saja, sedang kolom C anda ingin mengambil nama belakangnya. Maka cukup tuliskan rumus:

=LEFT(A1;FIND(" ";$A$1:$A$16;1)-1)

• LEFT(A1 artinya anda akan mengambil nama dari kolom A1 yang dimulai dari paling kiri.
• FIND(" ";$A$1:$A$16;1)-1 akan mencari karakter spasi " ". Misal pada nama "Aan Arifin" karakter spasi ditemukan pada karakter ke-4, maka nilai yang dihasilkan adalah 4. Rumus -1 artinya angka 4 tadi dikurangi dengan -1 agar menjadi 3, sesuai dengan nama "Aan" yang hanya ada 3 karakter.

=MID(A1;FIND(" ";$A$1:$A$16;1)+1;100)

• =MID(A1; artinya anda akan mengambil nama dari kolom A1 yang dimulai dari tengah.
• FIND(" ";$A$1:$A$16;1)+1, sama seperti rumus FIND di atas, untuk mencari karakter spasi " ", namun kali ini +1 untuk mencari nama belakang. Rumus FIND(" ";$A$1:$A$16;1)+1 akan menghasilkan angka 5, di mana nama "Arifin" dimulai dengan karakter ke-5. Rumus ;100) artinya karakter yang diambil untuk nama belakang diasumsikan 100 karakter.

Read More

Duplikasi Data

Terkadang kita dihadapkan dengan banyak data yang bisa berjumlah ratusan atau bahkan ribuan. Dan masalahnya data tersebut mungkin saja bisa terjadi duplikasi data atau data lebih dari satu. Nah, kalau data yang terduplikasi tersebut menjadi reference atau sumber dari perhitungan tertentu, hal ini tentunya akan menjadi masalah bagi anda dalam mencari selisihnya.

Biar lebih mudah, berikut saya berikan gambarannya:

Kolom A dan B adalah sumber datanya, jumlah totalnya adalah 28. Jika Anda rekap di kolom C dan D dengan menggunakan rumus SUMIF dan terdapat duplikasi data, maka hasilnya akan berbeda dengan yang seharusnya. Kalau anda teliti pada data rekap, terjadi duplikasi pada item Avanza pada sel C21 dan C30.

Untuk memudahkan Anda mencari mana data yang terduplikasi, anda bisa membuat rumus COUNTIF dengan mudah. Berikut gambarannya:

Anda bisa membuat rumus sementara misalnya pada kolom E hanya untuk mencari duplikasi data. Penjelasan rumusnya sbb:

=IF(COUNTIF($C$19:$C$32;C19)>1;"Duplikasi data";"")

• Hasil dari rumus COUNTIF($C$19:$C$32;C19) adalah jumlah duplikasi data. Dalam hal ini type Avanza ada 2 duplikasi data, sedang yang lain hanya ada 1 data.
• Jika hasil dari perhitungan COUNTIF lebih dari 1, maka teks yang dimunculkan adalah "Duplikasi data", sedang jika tidak lebih dari 1, maka isi selnya kosong "".

Rumus IF dibuat hanya untuk memudahkan mata anda dalam mencari duplikasi data. Karena jika Anda hanya menuliskan rumus COUNTIF($C$19:$C$32;C19), maka hasilnya akan bervariasi tergantung jumlah duplikasi data.

Catatan: Selain menggunakan rumus ini, anda dapat dengan mudah mencari duplikasi data dengan menggunakan JMT Excel Utilities pada menu Worksheet Tools > Show Selection Tools... > Search for = Duplicate Values.

Read More

Cara Menjalankan Billing Formula

Berikut adalah langkah-langkah untuk menjalankan Billing Formula:

A. TRANSAKSI RENTAL 
1. Masukkan Username dan Password lalu klik Login. Gunakan username: sa password: sa. Secara otomatis Anda akan menuju sheet sesuai tanggal hari ini. Misal hari ini adalah tanggal 16 Mei 2010, maka Anda akan langsung menuju ke sheet 16.

2. Tempatkan kursor pada baris yang terakhir yang kosong, misal A9 lalu klik MULAI pada menu Navigasi.

3. Masukkan data client a/l Kode, Client (komputer client yang akan digunakan). Jika Anda memilih Kode "M" (Member) maka secara otomatis Anda akan diminta untuk memilih nama member. Setelah Anda pilih nama member akan muncul di kolom Username. Anda juga bisa secara manual memilih nama member dengan menekan tombol "Daftar Member". Klik tombol MULAI untuk memulai rental, status client akan menjadi AKTIF.

4. Jika misal pelangganp melakukan transaksi lain selain rental warnet/komputer, misalnya seperti print, scan, beli minuman, dll, maka pilih menu Input Transaksi dan isikan pada masing2 kolom yang disediakan.

5. Jika pelanggan ingin pindah ke client/komputer lain, maka pilih menu Pindah Client. Pilih client yang akan dituju.

6. Saat pelanggan sudah selesai rental, maka klik tombol SELESAI pada menu Navigasi. Secara otomatis pelanggan akan muncul kotak dialog "Jam Selesai" yang akan menginformasikan transaksi yang dilakukan oleh pelanggan. Status client pada saat ini adalah SELESAI. Jika pelanggan melakukan pembayaran dengan cash, maka cukup input penerimaan uang di kolom "Dibayar" dan secara otomatis kolom "Kembalian" akan menghitung uang yang harus dikembalikan kepada pelanggan. 

Namun jika pelanggan adalah member dan ingin membayar melalui pemotongan deposit, maka Anda klik tombol "Bayar dengan Deposit..." dan kotak dialog "Deposit Member" akan muncul yang akan menginformasikan data deposit member. Jika pada kolom "SISA DEPOSIT" tidak minus, maka saat Anda menekan tombol Ok, maka akan muncul informasi bahwa member tersebut sudah didebet sebesar Total Pemakaian. Namun jika "SISA DEPOSIT" minus, maka member akan diminta untuk menambahkan depositnya terlebih dahulu. Selanjutnya pada status client adalah LUNAS.

* Jika pada saat status SELESAI namun pelanggan tidak langsung membayar, maka Anda tinggal memilih menu Pembayaran saat pelanggan sudah siap membayar.

B. PENGATURAN

1. Hak Akses User
   Setiap user bisa disetting hak aksesnya sesuai dengan kebutuhan. Hak akses ini untuk membatasi setiap user diperbolehkan untuk masuk ke menu apa saja, dan dilarang untuk masuk ke menu tertentu. Cukup beri tanda centang jika user diberikan akses ke menu tersebut.
   
2. User dan Password
   Pengaturan username dan password dilakukan di menu ini. Anda bisa mengganti nama user (termasuk administrator) dan memilih tipe usernya. Klik tombol Simpan jika ada perubahan.
   
   
   Untuk mereset password user (termasuk administrator) pilih tab Password. Pilih username yang akan direset passwordnya, lalu klik tombol "Reset Password". Masukkan password baru dan ulangi password di kolom yang sudah disediakan, lalu klik tombol Simpan.
   
   
3. Ganti Password
   Untuk mengganti password untuk user login yang sedang aktif, pilih menu "Ganti Password".
   
   
4. Identitas Usaha
   Tuliskan nama, alamat, nomor telepon, dan pemilik usaha di menu Identitas Usaha. Di sini juga akan terlihat informasi lisensi file Billing Formula ini. Pada kolom "Masa Evaluasi Hingga" adalah masa berlakunya file Billing Formula Anda. Jika masa tersebut sudah berakhir, maka Anda cukup mendownload file terbaru di blog ini. Tujuan dibuatkan masa evaluasi ini adalah untuk menjamin bahwa Anda selalu mendapatkan update terbaru dari Billing Formula ini.
   
5. Setting Harga
   Menu ini adalah menu yang paling krusial dari usaha rental warnet atau rental komputer Anda. Di sini Anda bisa mengatur harga hingga 12 jenis harga yang dipisahkan menjadi 6 harga reguler dan 6 harga khusus. Anda bisa atur beda harga untuk menit pertama dan menit selanjutnya. Misalnya Anda ingin 15 menit pertama harganya 1,000 dan 15 menit selanjutnya 500. Masukkan kode dan deskripsi type untuk masing-masing jenis harga. Pastikan untuk membedakan kedua-belas kodenya.
   
   
   
   
   
   
    

Read More

Screenshot Billing Formula v1.0

 Berikut adalah screenshot Billing Formula v1.0:

Read More

Billing Formula v1.0

Melihat respon yang cukup baik dari pembaca artikel saya di IlmuKomputer.Com yang berjudul "Tips Membuat Billing Warnet dengan Excel" dan banyaknya dari mereka yang minta dikirimkan file yang sudah jadi, membuat saya untuk mengembangkan file tersebut menjadi Billing Excel yang lebih canggih. Billing yang saya tujukan untuk warnet dan rental komputer yang saya namakan "Billing Formula" ini diperkuat dengan rumus macro Visual Basic Application (VBA) Excel dengan form-form yang akan mempermudah navigasi untuk operator dalam menjalankan operasional warnet atau rental komputernya.

 Beberapa kelebihan Billing Formula ini adalah:

•  Sistem login dengan password masing-masing. Disediakan 1 login untuk Administrator dan 5 login untuk user/operator.
• Menu Hak Akses User untuk menentukan menu apa saja yang bisa diakses oleh User. Misalnya, operator tidak boleh membuka menu Ubah Harga.
• Sistem Navigasi disediakan untuk 10 dan 20 client/komputer sehingga memudahkan operator mana saja client yang kosong dan mana saja client yang sudah terisi.
• Untuk mementukan harga, disediakan 12 setingan harga yang dipisahkan menjadi 6 Harga Reguler dan 6 Harga Khusus sehingga Anda bisa dengan fleksibel dalam menentukan harga.
• Sistem Membership dengan deposit sehingga Anda bisa mengontrol aktivitas member Anda seperti sisa deposit, tanggal terdaftar, login terakhir, dan status membership.
• Pembayaran dengan sistem cash atau memotong sisa deposit member.
• Disediakan 10 jenis transaksi yang bisa Anda tentukan sendiri, misalnya Print, Scan, Minuman, dll.
• Menu untuk tambah, ubah, dan hapus transaksi.
• Menu untuk tambah, ubah, hapus member, dan tambah deposit member.
• Menu Statistik untuk melihat statistik hari ini.
• Menu Log Off jika akan berganti Operator.

 Berikut adalah menu-menu Billing Formula v1.0:

• Navigasi
  Floating menu yang terdapat tombol MULAI dan SELESAI. Dilengkapi juga dengan status 10 atau 20 client, jika berwana abu-abu maka status client adalah STANDBY, sedang jika berwarna hijau maka status client adalah AKTIF. Status ini untuk membantu operator dalam mengontrol posisi di mana user yang sedang aktif.
• Sheet Transaksi Hari Ini
  Jika Anda memilih menu ini maka Anda akan langsung menuju sheet transaksi hari ini. Misal jika hari ini adalah tanggal 15 Mei 2010, maka Anda akan langsung menuju sheet 15. Ini untuk memudahkan Anda memilih sheet transaksi hari ini mengingat jumlah sheet adalah 33 sheet.
• User dan Password
  Menu ini untuk mengatur username Administrator dan 5 user lainnya dan tipe usernya masing-masing. Pada tab Password memungkinkan Anda untuk me-reset password user-user tersebut.
• Hak Akses User Menu untuk menentukan hak akses masing-masing user. Misalnya jika Anda ingin User5 tidak boleh akses ke menu Ubah Harga, maka cukup kosongkan tickmark pada checkbox Ubah Harga.
• Ganti Password
  Menu ini untuk mengganti password user yang sedang login.
• Identitas Usaha
  Menu ini untuk menentukan Nama Usaha, Alamat dan Nomor Telepon Usaha, serta Nama Pemilik Usaha. Pada bagian Serialisasi terdapat keterangan serialisasi file Billing Formula seperti Terdaftar Kepada, Nomor Serialisasi, Versi, dan Masa Evaluasi Hingga. Jika masa evaluasi sudah berakhir maka file ini sudah tidak bisa digunakan lagi. Artinya Anda hanya bisa membuka file ini, tapi menu bar Billing Formula tidak akan muncul sehingga Anda tidak bisa lagi melakukan penambahan, perubahan, ataupun penghapusan data. Silahkan kunjungi blog ini lagi untuk mendapatkan versi yang terbaru.
• Ubah Harga
  Menu ini untuk menentukan harga menit pertama dan menit selanjutnya. Saya telah buatkan sefleksibel mungkin yaitu dengan menyediakan 12 jenis harga yang dibagi menjadi 6 harga reguler dan 6 harga khusus. Hindari untuk menggunakan kode yang sama dari keduabelas jenis harga tersebut.
• Pengaturan
  Menu ini untuk mengatur banyaknya jumlah PC atau client yang Anda miliki. Hanya terdapat pilihan 10 dan 20 client. Anda juga bisa mengatur masa waktu member yang aktif. Pada sheet Transaksi Anda dapat menentukan 10 nama transaksi di luar warnet atau rental komputer.
• Input Transaksi
  Menu ini untuk menginput transaksi-transaksi lain seperti print, scan, dll. Silahkan masukkan angka berupa total per transaksi yang harus dibayar oleh pelanggan. Misal jika pelanggan print sebanyak 20 lembar dengan harga @ Rp. 500,- maka masukkan angka 10000.
• Ubah Transaksi
  Menu ini untuk merubah transaksi client. Data yang bisa diubah adalah Kode Client, Jam Mulai, Jam Selesai, 10 transaksi, dan Penerimaan.
• Hapus Transaksi
  Menu ini untuk menghapus semua transaksi client yang dipilih. Bukan hanya 10 transaksi, tapi semua data transaksi client di baris yang dipilih akan dihapus.
• Pembayaran
  Secara otomatis pada saat Anda menekan tombol "SELESAI" dari menu Navigasi, kotak Pembayaran akan muncul. Namun menu ini disediakan jika client sudah selesai namun tidak langsung membayar. Menu pembayaran bisa Anda pilih jika pelanggan sudah siap untuk membayar. Pada menu ini terdapat informasi client dan pembayaran. Silahkan input di kolom "Dibayar" untuk pembayaran dengan cash. Namun jika pembayaran dilakukan dengan memotong deposit maka silahkan tekan tombol "Bayar dengan Deposit..." sehingga muncul kotak dialog Deposit Member.Pada Deposit Member akan muncul informasi sisa deposit yang dimiliki oleh member tersebut. Jika sisa deposit tidak cukup untuk membayar "total yang harus dibayar" oleh member, maka secara otomatis akan ditolak dan member diminta untuk menambah jumlah deposit memeber terlebih dahulu.
• Pindah Client
  Menu ini untuk mengakomodir jika client ingin pindah PC ke client yang lain. Secara otomatis status pada menu Navigasi akan berpidah ke client yang dituju.
• Daftar Member Baru
  Menu ini untuk mendaftarkan member baru. Saya sediakan juga kolom deposit jika member ingin melakukan pembayaran dengan deposit.
• Ubah Data MemberMenu ini untuk merubah data member termasuk login terakhir dan jumlah deposit awal dan deposit yang sudah terpakai.
• Hapus Data Member
  Menu ini untuk menghapus data member yang dipilih.
• Tambah Deposit Member
  MEnu ini untuk menambahkan deposit member. Setelah tombol Ok ditekan, maka nilai pada kolom Saldo Deposit akan menjadi Deposit Awal dan Pemakaian akan menjadi nol kembali.
• Statistik
  Menu ini untuk menunjukkan statistik transaksi hari ini. Terdapat informasi Jumlah Client, Penerimaan, Durasi rental yang digunakan, dan Rincian Transaksi. Statistik ini untuk mempermudah Anda dalam membaca operasional warnet atau rental komputer Anda hari ini.
• Log Off
  Menu ini untuk mengakomodir jika terjadi penggantian operator yang menggunakan sistem shift.
• Tentang Billing Formula
  Informasi tentang file Billing Formula yang Anda miliki.

Saat ini versi Billing Formula yang tersedia adalah versi 1.0.

DOWNLOAD BILLING FORMULA v1.0

SCREENSHOT BILLING FORMULA v1.0

CARA MENGGUNAKAN BILLING FORMULA v.10

Read More

Trial and Error Billing Formula v1.0

Sebelum direlease untuk umum, saat ini saya sedang melakukan Trial and Error Billing Formula v1.0 kepada ketiga rekan saya yang bersedia membantu saya memberikan feedback jika masih terdapat bugs dalam Billing Formula v1.0. Ketiga rekan saya yang bersedia untuk berpartisipasi dalam Trial and Error tersebut adalah:

• Rezzas Razzes Al Fabari
• Suwanto Nico
• Dul Fuad

Masa Trial and Error ini adalah hingga akhir Mei 2010 ini. Jika memang sudah oke, maka sudah bisa saya release untuk umum. Berikut adalah beberapa screenshot Billing Formula v1.0.

 

 

 

Tunggu saja waktu releasenya. It's FREE !!! :)

Read More